Makalah Surat-menyurat

BAB I

PENDAHULUAN

 1.1 Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari , kita selalu melihat seseorang menggunakan alat komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya . Seiring dengan pertumbuhan ilmu pengetahuan , teknologi , dan informasi  dari tahun ke tahun mengalami peningkatan yang cukup signifikan di lingkungan masyarakat indonesia . Orang-orang dulu tidak secanggih dengan orang-orang di jaman sekarang .

 Apabila kita mengamati  secara detail , ada beberapa perbedaan yang membedakan antara orang-orang jaman dahulu dan jaman sekarang . Salah satu diantaranya dalam perbedaan cara berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat kita . Dahulu sangat sulit kita berkomunikasi dengan kerabat kita yang jauh disana tetapi jaman sekarang kalaupun kerabat kita sangat jauh , kita masih dapat berkomunikasi dengan mudahnya yaitu kita menggunakan salah satu contoh alat komukasi yaitu telfon genggam , gadget yang satu ini sangat menonjol di jaman sekarang di bandingkan dengan gadget-gadget yang lain . Coba kita liat di jaman dahulu , orang-orang hanya mengandalkan selembar kertas untuk biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang berada jauh disana yaitu dengan salah diantaranya menggunakan surat menyurat walaupun masih sedikit orang yang mempergunakan surat untuk dapat berkomunikasi dengan para kerabatnya yang jauh disana tetapi surat merupakan suatu alat komunikasi yang ada di jaman dahulu .

1.2 Maksud dan Tujuan

 Surat adalah suatu alat  komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang ke seseorang yang di kehendakinya . Banyak terdapat kesalahan yang sering kita temui dalam hal penulisan surat tersebut . Makalah ini dibuat untuk mengetahui tata cara  pembuatan surat yang baik dan benar dan juga kita dapat membedakan antara surat resmi dan surat tidak resmi , ambil suatu contoh ketika seseorang membuat surat lamaran pekerjaan yang di harapkan pada saat kita membuat surat lamaran  tersebut , kita tidak lagi mengalami kesulitan .

 Tujuan seseorang menulis surat adalah sebagai bentuk alat komunikasi yang isinya berupa tulisan , informasi , pesan , pertanyaan atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat tersebut . Di samping sebagai sarana komunikasi , surat juga mempunyai fungsi lain , yaitu sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya . Oleh karena itu , ada yang berpendapat bahwa surat merupakan gambaran mentalitas pengirim . Surat juga terbagi 2 jenis yaitu surat resmi dan surat tidak resmi dan di makalah ini akan di bahas bagaimana seseorang membedakan suatu jenis surat .

BAB II

PEMBAHASAN TEORI

     a.) ARTI SURAT

 Surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya , yang berisi tulisan , pernyataan , suatu kabar , harapan , dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut . Itu arti surat secara umum atau yang biasanya masyarakat tahu .

     b.) FUNGSI SURAT

 Adapun fungsi surat yaitu sebagai alat komunikasi antar seseorang , sebagai wakil penulis , sebagai penghemat waktu dan biaya , sebagai curahan hati dari seseorang , sebagai sarana informasi dari seseorang .

     c.) JENIS-JENIS SURAT

Masyarakat sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya perkembangan teknologi di jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas menjadi surat elektronik atau bisa menjadi canggih dengan menggunakan alat komunikasi . Sebelumnya masyarakat hanya mengetahui surat tanpa tahu surat tersebut termasuk ke dalam surat jenis apa .

Secara umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis , yaitu surat pribadi , surat resmi , dan surat niaga .

 1.)    SURAT RESMI

Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi , baik perseorangan , instansi , maupun organisasi .

Contoh dari surat resmi dalah surat undangan , surat edaran , dan surat pemberitahuan . Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah :

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku

 Nah ini merupakan bagian-bagian surat resmi yang harus kita ketahui , adalah :

• Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga , alamat instansi dan logo instansi .
• Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan .
• Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat .
• Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut .
• Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
• Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
• Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
• Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya .
• Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang biasanya disertai NIP .
• Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan .

2.)    SURAT PRIBADI

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di bilang surat yang tujuannya hanya untuk seseorang . Surat ini yang di tujukan  antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat , tidak ada nomor surat , salam pembuka dan penutup bervariasi , menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis , dan format tulisan surat bebas . Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh menggunakan bahasa yang semaunya .

Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah , surat cinta dari pasangan , surat undangan ulang tahun , surat kepada sahabat , dan lain-lain yang masih belum bisa disebutkan di makalah ini .

3.)    SURAT  NIAGA

Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti usaha industri , bisnis , dan usaha jasa . Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan . Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar . Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat niaga , yaitu surat jual beli , kwitansi , dan perdagangan . Surat niaga juga format tulisannya hampir sama dengan surat resmi .

     d.) BENTUK-BENTUK SURAT

Ini merupakan salah satu faktor yang menentukan baik atau kurangnya suatu surat adalah dari bentuk surat itu sendiri . Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat . Terdapat beberapa bentuk surat yang ada , yaitu bentuk lurus , bentuk setengah lurus , dan bentuk lekuk . Mari kita bahas satu persatu-satu ;

 1.)    BENTUK LURUS

Bentuk lurus adalah suatu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri . Selain tempat dan tanggal serta salam penutup , nama perusahaan (kantor) , nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas . Saya beri contoh agar kita bisa tahu seperti apa bentuknya .
Contoh:

Cirebon , 24 Februari 2012

Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK ”BCA”
Cabang Sukabumi

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 10 Mei 2008, Bank ”BCA” Cabang Sukabumi akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.

Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT Bank”BCA”

Drs. Suwarno
Pimpinan

2.)    BENTUK SETENGAH LURUS

 Bentuk setengah lurus adalah bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus namun  perbedaannya terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi . Bentuknya akan terlihat pada contoh di bawah ini ;
Contoh surat setengah lurus :

Cirebon , 24 Februari 2012

Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Cirebon

              Dengan hormat
              Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2008.
Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2008 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.
             Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami
Penerbit ”TRIWARSANA”

3.)    BENTUK LEKUK

 Bentuk surat ini agak sedikit berbeda dengan bentuk yang lainnya . Pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal , salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan , sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri , dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi . Kita masuk contoh sebagai berikut :
Contoh bentuk lekuk :

Surabaya, 9 Maret 2008
PT ”ANANAS”
Jalan Cantel 112
SRAGEN

             Dengan hormat,
             Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.
             Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami
PT ”ANMEKA PUPUK”

 BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

 Pada bagian ini merupakan kesimpulan dari apa yang telah kita bahas di atas . Jadi surat juga masih penting untuk kita gunakan sebab dari semua arti , fungsi , dll jelas surat masih dapat kita gunakan di jaman sekarang walaupun bisa di bilang , di jaman sekarang sudah bukan lagi jamannya surat-menyurat , kita bisa mempergunakan alat komunikasi yang ada agar tidak terlalu memakan waktu banyak walaupun surat sudah bukan lagi barang yang penting di jaman sekarang , apa salahnya kita bisa membudayakan alat komunikasi yang ada pada jaman dahulu agar tidak punah pada masa sekarang .

DAFTAR PUSTAKA

. Suryanto , Alex , Haryanta , Agus . 2006 . Bahasa dan Sastra Indonesia . Tangerang:Erlangga

. www.wikipedia.com

. Bu Sri Juminah , Bu Maymunah , dan Bu Dian guru Bahasa Indonesia SMAN 1 Cirebon

. http://www.google.com/artikel-surat-menyurat